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外事管理面临的问题

  • 企业外事工作量大

    企业外事的工作量越来越大,企业的出国审批、证照办理与管理、出国人员的动态管理等工作也越来越繁重。传统手工办理方式不仅影响办事效率,而且在办理的各环节上容易出现人为失误。

  • 外事办理流程繁琐

    当前大多数企业的外事办理工作都采用手工管理,造成工作重复繁琐,尤其针对审批文件与证照实物的管理,需要大量的人力维护,查询统计极其不便。

  • 外事管理信息分散

    企业下属企业众多,层级分散,管理部门和各单位之间缺少有效的沟通协作平台,各级单位容易形成信息孤岛。

解决方案

系统通过信息化管理,帮助企业建立规范化、全生命周期的因公出国(境)管理机制,满足企业日趋频繁的外事工作需要,有效提升集团企业外事管理水平和办事效率。

系统特点

  • 一站式服务

    因公出国(境)业务全程网络化办理,员工可以自助填报相关资料,查询办理状态及相关信息;外事主管部门在线完成护照、签证的审批、办理等业务,提升办事效率。
  • 多级授权

    提供管理灵活的权限和角色管理,可根据企业管理需要,对下属企业的用户权限、审批规则进行分级管理设置。
  • 规范化的办理流程

    系统依据国家政策和条例的指导,结合企业外事工作制度的实际要求,设置了动态的业务办理流程,实现对因公出国(境)业务审核审批的标准化、规范化、透明化。
  • 智能化的监控预警

    系统按照中央有关政策和外事管理相关规定,设置内部预警规则,对提醒事宜进行监控、对违规行为进行分级警告,并自动发送提醒,实现了智能化预警监控。
  • 便捷的查询统计

    通过单项查询、组合查询、自定义查询等多种查询方式,系统可对团组、人员、批件等要素进行综合查询和统计,并可将结果以Excel格式导出,高效实用。
  • 移动化应用

    系统支持移动化应用,通过手机、平板电脑等移动设备登录系统访问,能够实时掌握业务办理情况、流转环节等相关业务信息,随时随地办公。

出国计划申报

按照国家有关部门规定,各企业单位在上一年度申报下一年度的出国计划,报送相关部门审批,计划批准后方可安排出国事宜。

团组登记

支持团组信息录入、信息上报,实现以团组为单位的出国管理。

出国申请

出国申请单记录了团组基本信息、团组成员信息、出国日程安排、出访国家和邀请方信息,可关联出国计划,便于费用核算、团组信息的流转和归档。

护照管理

支持护照登记、归还、遗失等护照事项的办理,及护照基本信息的查询,能够便捷查询签证信息、借出记录及归还记录。

邀请来华管理

经办人起草邀请函登记单、填报来华日程安排,并进行内部审批,实现来华事项的全程在线管理。

领导接送机安排

支持接、送机信息的登记,业务参与人可随时查看流程状态,监控业务进度,帮助实现领导接送机安排管理。

应用价值

提升管理效率

实现因公出国业务的全生命周期管理; 提升业务办理与审批效率; 提升查询统计与上报效率; 提升关键信息监控效率。

统一规范管理

规范管理过程,落实企业统一管控要求; 实现管理部门专业管控的体系化; 提升管理效能。

强化管控监督

实现对下属业务单位的监管; 实现对证件的状态监控; 实现对持证人的跟踪、出入境管理、状态监督。

协同应用加强

实现分级授权管理; 实现多层级、多部门的业务协作办理。

客户案例